Al recibir al cliente que desea enviar un mensaje a través de telegrama se le ha de entregar el impreso TG-1 para que lo rellene y explicarle como debe hacerlo.
El cliente debe rellenar el impreso de admisión TG-1, donde anotará los datos relativos al destinatario, domicilio y localidad. Asimismo puede anotar el teléfono del destinatario. En el campo reservado para la dirección puede escribir como dirección válida un número de teléfono, de telex o de fax.
Además se considera dirección válida un Apartado o Lista de Correos. Los telegramas sólo pueden dirigirse a un único destinatario, por lo que aunque la dirección sea la misma, si el cliente quiere enviar un telegrama a varios destinatarios deberá confeccionar tantos telegramas como destinatarios haya. Bajo la dirección figura el espacio reservado al texto, donde escribirá el mensaje que quiere enviar. Debe informarse al cliente que los datos de remitente no se transmiten a destino a no ser que se incluyan en el texto.
Una vez que el cliente ha rellenado el impreso, el empleado supervisa que es legible y, en caso contrario, se aclaran las palabras dudosas. Hay que tener en cuenta que se debe transmitir textualmente lo que el cliente ha rellenado en el impreso, utilizando únicamente caracteres telegráficos, por lo que, en caso de que aparezca en el texto algún carácter que no se ajuste a los admitidos se debe avisar al cliente para que los anule o sustituya. Si se realizan correcciones en el impreso, el cliente debe firmar su conformidad con la modificación.
Se debe contar todas las palabras que van a ser transmitidas (nombre del destinatario, dirección, destino, texto y firma (si la lleva), indicaciones de servicio- PC, Urgente, etc). Las palabras las cuenta el sistema.
Reglas del Cómputo: se hace la distinción entre número de palabras reales y número de unidades tasables.
Ej. LLEGOTARDE (es una unión abusiva, pues son dos palabras diferenciadas). Se cuenta como dos palabras y no como una sola de diez caracteres. Sin embargo, no debe ponerse reparos cuando en la dirección se hace la reunión Ej. CARRETAS 24-1/O-A.
Al contar el número de caracteres, no se tienen en cuenta los acentos ni las diéresis.
En el cómputo y tasación hay que señalar algunas particularidades:
En régimen interior el código postal no se contabiliza.
En el régimen interior solo se cuentan las palabras reales, no existen las palabras dobles y no se computan los caracteres del código postal.
Para comenzar el alta de un telegrama en IRIS se debe acceder a IRIS>>Admisión>>Telegramas, donde se muestra la pantalla inicial de alta de telegramas y en la que se selecciona el tipo de telegrama que se quiere admitir y a medida que se introducen datos, el sistema va mostrando los campos necesarios para completar la admisión y dar de alta el telegrama.
Cuando se ha terminado de completar la pantalla de admisión se puede pulsar "Aceptar" y con esta acción ya está admitido el telegrama para poder cobrarlo al cliente y almacenarlo en IRIS, pero no tiene toda la información necesaria para poder ser enviado.
Desde esta pantalla se puede admitir un telegrama rellenando la información básica, lo que permite preadmitir el telegrama en IRIS, realizar el cobro del producto y completarlo más adelante desde "Mantenimiento". O bien completar toda la información necesaria para ser admitido y finalizar el proceso. El telegrama va pasando por diferentes estados, dependiendo de las acciones que se realicen:
Cuando se han introducido en IRIS los datos de tipo de telegrama, código postal, número de palabras y valores añadidos en su caso se puede completar el telegrama antes de admitirlo.
Si se pulsa "Completar" se abre una pantalla dividida en dos partes, en la parte superior muestra los datos del telegrama (que se han introducido en la pantalla de admisión) y en la parte inferior hay seis pestañas que hay que ir completando:
Cuando se terminan de introducir los datos en los campos indicados se activa el botón "Aceptar", es el momento de aceptar para que suba el importe a bolsa e imprimir la etiqueta para adherir en el impreso TG-1 y el telegrama queda almacenado en IRIS para su transmisión.
Al haber pulsado "Aceptar", el sistema da como admitido el telegrama asignándole un número y se imprime una etiqueta para adherir al impreso TG-1 en el espacio de la validación, a continuación se solicita el importe que ha subido a bolsa al cliente, se cobra dicha bolsa y se le entrega al cliente el ticket de caja o la factura y la copla del TG-1 validada.
Si el cliente dispone de contrato, hay que activar la opción de pago diferido, donde hay que detallar el número de cliente y de contrato. El importe de dichas admisiones, no subirá a bolsa.
Solo se puede solicitar el envío de un telegrama cuando esté cumplimentado. Desde el menú de IRIS>> Mantenimiento>>Telegramas y seleccionando la opción de cumplimentados se pueden ver los telegramas que están sin enviar, es aquí donde hay que seleccionar el telegrama que se desea enviar y se pulsa en la tecla "Solicitar envío", mostrándose un mensaje de confirmación.
Cuando se ha solicitado envío, la información aparece actualizada y el telegrama ya no puede ser modificado y no es posible volver a solicitar su envío.
En caso de que el cliente desee anular un telegrama hay que comprobar en los sistemas el estado en el que se encuentra el telegrama. Un telegrama se puede anular si el remitente del mismo lo solicita en el mismo día que se admite y cumple una serie de condiciones para la anulación:
La anulación de un telegrama crea una bolsa de devolución por el importe total del producto. Solicitada la anulación, en la pantalla de mantenimiento del telegrama aparece modificada la situación.
Un telegrama puede ser detenido si ha sido admitido en el día en curso, se ha solicitado el envío del telegrama y no es posible la anulación. El botón "Detener" solo se activa si tras intentar anular el telegrama, SGIE comunica a IRIS que no es posible realizar la anulación.
Pulsando el botón "Detener", el sistema muestra la pantalla de cumplimentación de un telegrama con los datos necesarios para la detención, si va dirigido al director de la oficinas de Destino, es un servicio tasado (TS), en los datos del telegrama se muestra el número de telegrama que se ha de detener y en el texto del telegrama se indican las causas por las que debe ser detenido. Al pulsar "Aceptar" el importe sube a bolsa y del nuevo telegrama se ha de solicitar envío. A pesar de que con la solicitud de envío termina el proceso se ha de verificar que telegrama de anulación llega al estado de "Confirmado" pues si no llega a este estado podría no llegar a destino.
Es necesario antes de terminar el día entrar en "Mantenimiento" y pulsando la opción "Buscar" comprobar el estado en el que se encuentran los telegramas admitidos en el día. Lo correcto es que estén todos en situación de "Confirmados" pero si esto no ocurre al menos deben estar en situación de "Publicado" o "Enviado" para poder cerrar el balance. Otra de las opciones es "Histórico", pulsando en esta opción se pueden comprobar los estados por los que va pasando el telegrama y es muy importante hacer estas comprobaciones cuando un telegrama tiene una incidencia. Para tener la seguridad de que un telegrama se ha recibido en destino este debe aparecer como "Confirmado".
Otra forma de comprobar la situación en que se encuentra un telegrama es consultando en SGIE o Mercurio. Antes de cerrar el balance de tesorería del día en curso es necesario haber solicitado el envío de todos los telegramas. Siempre que hay telegramas admitidos sin solicitar envío aparece un mensaje en la pantalla de inicio de IRIS indicándolo.